Uns bekannte Aufbewahrungsfristen
Oft gibt es für die Aufbewahrung verschiedene Rechtsgrundlagen. Ausschlaggebend ist dann die mit der längsten Aufbewahrungsfrist.
Diese Liste hier ist dynamisch und wird fortlaufend ergänzt bzw. vervollständigt. Die genannten Fristen sind für Unternehmer und Freiberufler!
Irrtum und Änderung vorbehalten. Stand 05.2018
| Objekt | Dauer in Jahren | Rechsgrunlage |
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Ausgangsrechnungen |
10 |
§ 14b UStG |
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Ausfuhrunterlagen |
6 |
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Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO § 257 Abs. 1 HGB |
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Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung |
10 |
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Arbeitszeugnisse |
3 |
§ 195 BGB |
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Anlagenvermögensbücher und -karteien |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben |
6 |
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Änderungsnachweise der EDV-Buchführung |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO |
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Akkreditive |
10 |
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Abtretungserklärungen nach Erledigung |
6 |
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Abschreibungsunterlagen |
10 |
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Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO |
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Buchungsbelege |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO |
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Buchungsanweisungen |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Bilanzunterlagen |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Bilanzen (Jahresabschlüsse) |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege) |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO § 257 Abs. 1 HGB |
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Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO § 257 Abs. 1 HGB |
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Betriebsprüfungsberichte |
6 |
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Betriebskostenrechnungen |
10 |
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Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen |
10 |
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Bestell- und Auftragsunterlagen |
6 |
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Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung) |
10 |
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Bankbürgschaften |
6 |
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Bankbelege |
10 |
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Doppel von Rechnungen |
10 |
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Depotauszüge (soweit nicht Inventare) |
10 |
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Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) |
10 |
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Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach Ablauf des Vertrages) |
10 | |
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Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
6 |
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Exportunterlagen |
6 |
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Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege) |
10 |
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Eröffnungsbilanzen |
10 |
§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
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Einnahmen-Überschuss-Rechnung |
10 |
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Eingangsrechnungen |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO |
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Einfuhrunterlagen |
6 |
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Frachtbriefe |
6 |
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Finanzberichte |
6 |
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Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO |
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Gutschriften |
10 |
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Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) |
10 |
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Grundbuchauszüge |
10 |
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Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) |
10 |
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Geschenknachweise |
6 |
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Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) |
6 |
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Geschäftsberichte |
10 |
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Gehaltslisten |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Handelsregisterauszüge |
6 |
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Handelsbücher |
10 |
§ 257 Abs. 1 HGB |
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Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) |
6 |
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| Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) | 10 | § 147 AO § 257 HGB |
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Investitionszulage (Unterlagen) |
6 |
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Inventar |
10 |
147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
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Journale für Hauptbuch und Kontokorrent |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Jahresabschlüsse und Erläuterungen |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages) |
10 |
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Konzernlageberichte (mit zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen) |
10 |
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Konzernabschlüsse |
10 |
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Kontoauszüge |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Kontenregister |
10 |
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Kontenpläne und Kontenplanänderungen |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Kassenzettel |
6 |
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Kassenbücher und –blätter |
10 |
§ 257 Abs. 1 HGB |
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Kassenberichte |
10 |
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Lohnlisten |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
| Lohnsteueranmeldung | 10 | |
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Lohnbelege (soweit Buchungsbelege) |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO § 257 Abs. 1 HGB |
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Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO § 257 Abs. 1 HGB |
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Lagerbuchführungen |
10 |
147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
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Lageberichte |
10 |
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Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
6 |
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Mahnungen und Mahnbescheide |
6 |
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Magnetbänder mit Buchfunktion |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO § 257 Abs. 1 HGB |
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Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Patientenkartei (nach der letzten Behandlung) |
10 |
§ 630f BGB |
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Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens) |
10 |
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Protokolle (allgemeiner Art) |
6 |
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Preislisten |
6 |
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Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
6 |
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Quittungen |
10 |
§ 147 AO § 257 HGB |
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Reisekostenabrechnungen |
10 |
§ 41 EStG |
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Rechnungen |
10 |
§ 41 EStG |
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Röntgenbilder, Frist fängt nicht vor dem 18. Geburtstag des Patienten an. |
10 |
§ 28 Abs. 3 S. 2 u. 3 RöV |
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Steuerunterlagen und Steuererklärungen |
10 |
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Spendenbescheinigungen |
10 |
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Schriftwechsel (allgemein) |
6 |
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Schadensunterlagen |
6 |
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Saldenbilanzen |
10 |
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Sachkonten |
10 |
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Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO § 257 Abs. 1 HGB |
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Umsatzsteuervoranmeldungen |
10 |
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Überweisungsbelege |
10 |
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Überstundenlisten |
6 |
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Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 |
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Versicherungspolicen |
6 |
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Versand- und Frachtunterlagen |
6 |
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Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit nicht Buchungsbelege) |
6 |
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Vermögensverzeichnis |
10 |
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Verkaufsbücher |
10 |
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Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) |
10 |
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Wechsel (soweit Buchungsbelege) |
10 |
§ 147 Abs. 1 AO § 257 Abs. 1 HGB |
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Wareneingangs- und -ausgangsbücher |
10 |
§ 257 Abs. 1 HGB |
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Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) |
10 |
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Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) |
10 |
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Zollbelege |
10 |
Alle diese Belege sind je dach Rechtsform der Unternehmen und Ausführung DS-GVO rellevand.
