E-Mailarchivierungs-Pflicht bei Firmen
Im täglichen Geschäftsverkehr gewinnt die Kommunikation mit E-Mail mehr und mehr an Bedeutung.
Anfragen, Angebote, Service und Bestellungen werden mehr und mehr per E-Mail abgewickelt. Der
Gesetzgeber hat auf diese Entwicklung reagiert und sehr umfangreiche Vorgaben für den Einsatz im
Geschäftsverkehr gemacht, die es für den Unternehmer seit 2002 zu erfüllen gilt.
Einige Rechtliche Grundlagen:
- die Abgabenordnung (AO)
- das Aktiengesetz (AG)
- das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
- das Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)
- das Handelsgesetzbuch (HGB)
- das Telekommunikationsgesetz (TKG)
- Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KontraG)
- die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.
- vielfältige allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc.
Handelsgesetzbuch
§ 257
Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen.
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Firmenmails fallen hier unter Nr. 2 und 3 Also eingehende und ausgehende Mails.
Abgabenordnung
§ 147
Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen.
(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
4a. Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Firmenmails fallen hier unter Nr. 3 Also eingehende und ausgehende Mails.
Was tun?
Es gibt nur 2 Möglichkeiten:
- ausdrucken
- automatisch speichern lassen
Lösung:
Ausdrucken ist aufendig und mann muss bei jeder Mail daran denken!
Besser!
Bei einem eigenen E-Mailserver wie z. B. Exchange von Microsoft gibt es entsprechende Softwarelösungen. Gerne beraten wir Sie.
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News zum Thema Mail:
E-Mail-Server unter Windows - Ein eigener Mail-Server schont die Internetleitung und schützt die Privatsphäre, weil interne Mails das Haus nicht verlassen. Mit kostenloser Software ist er unter Windows schnell aufgesetzt.
Quelle: heise
