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E-Mail Policy

Allgemein

Diese Policys betreffen den Umgang mit Mails von und an die Firma Phrixos-IT.

Restriktive Prüfung externer E-Mails:

Wenn eine nicht per Benutzerkennung authentisierte E-Mail von außerhalb des Hausinternen-Netzes an phrixos-it.de und phrixos-it.eu verschickt werden soll, wird sie unter den folgenden Umständen nicht akzeptiert und zurückgewiesen: Prüfung des sendenden Mailservers Wenn der IP-Adresse des die Mail versendenden Rechners im Namensdienst (DNS) kein Domainname zugeordnet ist, wird die E-Mail nicht akzeptiert. Ein vernünftig konfigurierter Mailserver hat eine bekannten Domainnamen und eine bekannte IP-Adresse und die IP-Adresse muss im Namensdienst wieder auf den Domainname verweisen.

Typische Fehlermeldung:
450 4.7.1 Client host rejected: cannot find your reverse hostname, [88.245.184.54]

Wenn der die Mail versendende Rechner eine von einem DHCP-Server dynamisch zugeteilte IP-Adresse hat, wird die E-Mail nicht akzeptiert, sofern wir dies feststellen können. Ein vernünftig konfigurierter Mailserver hat eine bekannten Domainnamen und eine bekannte feste IP-Adresse. Wenn Ihr Rechner eine von Ihrem Provider dynamisch zugeteilte IP-Adresse hat, dann senden Sie Ihre E-Mails entweder an den Mailserver Ihres Providers oder authentisieren Sie sich bitte an unserem Mailserver mit Ihrer Benutzerkennung.

Typische Fehlermeldungen:
550 5.7.1 <pc-169-67-44-190.cm.vtr.net[190.44.67.169]>: Client host rejected: No dynamic IP please! 550 5.7.1 <p5B121ECF.dip0.t-ipconnect.de[91.18.30.207]>: Client host rejected: reject We do not accept mail from dynamic IP

Wenn der die Mail versendende Rechner als bekannter Spam-Versender auf sogenannten "Blacklists" aufgeführt ist, wird die E-Mail nicht akzeptiert.

Typische Fehlermeldungen:
550 5.7.1 Recipient address rejected: Your MTA is listed in too many DNSBLs; check http://rbls.org/?q=81.174.143.180
550 5.7.1 <info@phrixos-it.de>: Recipient address rejected: Mail appeared to be SPAM or forged. Ask your Mail/DNS-Administrator to correct HELO and DNS MX settings or to get removed from DNSBLs

Wenn der die Mail versendende Rechner sich im Mail-("SMTP")-Protokoll im Begrüßungskommando ("HELO") mit einem ungültigen Rechnernamen meldet, wird die E-Mail nicht akzeptiert. Ein vernünftig konfigurierter Mailserver weiss, wer er ist und kann das auch sagen.

Typische Fehlermeldungen:
501 5.5.2 <8?:>: Helo command rejected: Invalid name 504 5.5.2 <AWIE>: Helo command rejected: need fully-qualified hostname

Prüfung der Absender- und Empfängeradresse Im SMTP-Dialog zwischen dem sendenden und unserem Mailserver gibt der sendende Mailserver an, von welcher Absenderadresse die Mail stammt und für welche Empfängeradressen die Mail bestimmt ist. Allein diese Angaben entscheiden, an wen eine E-Mail tatsächlich geschickt wird. Sie haben absolut nichts mit den Absender- und Empfängeradressen in der eigentlichen E-Mail zu tun; letztere sind aus Sicht des Mail-Transport-Systems reiner Kommentar! Wenn die Sender- oder Empfängeradresse im SMTP-Dialog unvollständig oder der Domainname der Sender- oder Empfängeradresse im Namensdienst (DNS) unbekannt ist, wird die E-Mail nicht akzeptiert.

Typische Fehlermeldungen:
504 5.5.2 <info>: Recipient address rejected: need fully-qualified address

Wenn sowohl Sender- als auch Empfängeradresse außerhalb des Informatiknetzes sind (oder einer der anderen Domains, für die unser Mailserver zuständig ist), wird die E-Mail nicht akzeptiert. Wir nehmen nur Mails aus unserem Netz oder für unser Netz an.

Typische Fehlermeldungen:
554 5.7.1 <user@example.com>: Relay access denied

Wenn die Empfängeradresse auf unserem Mailserver unbekannt ist, ist die E-Mail nicht zustellbar und wird nicht akzeptiert.

Typische Fehlermeldungen:
550 5.1.1 <niemand@phrixos-it.de>: Recipient address rejected: User unknown in local recipient table

Greylisting

Die Idee hinter Greylisting ist, dass echte Mailserver derzeit nicht zustellbare E-Mails später noch einmal zuzustellen versuchen, Spamschleudern dies in der Regel aber nicht tun. Deshalb weist unser Mailserver Mailverbindungen von einem bisher unbekannten Mailserver zunächst mit einem temporären Fehler ab, merkt sich aber die IP-Adresse des sendenden Mailservers sowie die Absender- und Empfänger-Mailadresse. Wenn der sendende Mailserver die E-Mail später noch einmal zuzustellen versucht, wird sie akzeptiert. Wenn der sendende Mailserver später andere E-Mails an uns schickt, werden sie auch akzeptiert.

Damit werden zwar E-Mails von bisher unbekannten Mailserver beim ersten Mal um etwa 10-15 Minuten verzögert, aber viele Spam-Mails verhindert.

Typische Meldung:

450 4.2.0 <info@phrixos-it.de>: Recipient address rejected: Greylisted

Keine Attachements, E-Cards, Spam

Bitte senden Sie uns keine Attachements (Dateianhänge an E-Mails). Attachements, über deren Inhalt wir nicht explizit oder kontextuell informiert sind, werden von uns unbesehen und sofort gelöscht. Sollten Sie uns ein Attachement schicken müssen, benennen Sie bitte im Text der Mail seinen Inhalt und stellen Sie sicher, daß es keine Viren o.ä. enthält, wenn Sie nicht wünschen, daß wir Mails von Ihnen als potentielles Sicherheitsrisiko auffassen. Bitte senden Sie uns keine elektronische Grußkarten (so genannte E-Cards). Ich rufe solche E-Cards nicht vom Server ab. E-Mails sogenannter "Freemail"-Dienste nehmen wir nur zur Kenntnis, wenn mir deren Absender bereits vorher bekannt ist. Unverlangte Werbemails wünschen wir nicht zu erhalten. Geeignete Maßnahmen gegen Spamming behalte ich mir ausdrücklich vor.

Vertraulichkeit

Bei uns eingehende E-Mails behandlen wir vertraulich. Ausgenommen hiervon sind unverlangte E-Mails werbenden Inhaltes (Spam) sowie solche strafrechlich relevanten Inhaltes. Daten werden nicht an Dritte weiter verkauft. E-Mails und Mailadressen werden nicht auf dem Server phrixos-it.eu /.de gespeichert.

Spam

Es wird Spam versandt, der als Absender Mailadressen der Domains phrixos-it.de und phrixos-it.eu trägt. Darauf lassen Delivery Status Notifications schließen, die mich erreichten. Diese Absenderadressen sind gefälscht. Von uns resp. aus der Domains phrixos-it.de und phrixos-it.eu wird kein Spam versandt. Wir sind bedauerlicherweise nicht in der Lage, etwas gegen diese Fälschungen zu unternehmen. Phrixos-IT gestattet es nicht, E-Mail- oder sonstige Daten unserer Kunden und/oder deren Kunden, unserer Nutzer und/oder Mitarbeiter zum Zweck der unerwünschten Zusendung von E-Mails oder Nachrichten zu sammeln, auszuwerten oder weiterzuverarbeiten.

Archivierung

Ein und Ausgehende Mails werden automatisch über ein Archivierungssystem archiviert.


Kontaktaufnahme mit dem Postmaster-Team
Falls Sie auf Grund eines Kommunikationsfehlers mit unserem Postmaster-Team Kontakt aufnehmen möchten, z.B. weil Sie selbst ein Postmaster bzw. Administrator eines Mail-Servers sind, steht Ihnen unser Kontaktformular zum Melden von Kommunikationsstörungen zur Verfügung:
Kontakt

Stichworte:
Mailserver, Mail-Server, Mail Services, Spam, Anti-Spam, UCE, Bulk, Unsolicited Bulk E-Mail, Junk-E-Mail, Virus, Phising, Policy, Guidelines, Zustellungsfehler, Mail Failure

Letzte Revision:
29.10.2009
 
     
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